El gran objetivo de comunicar está en la transmisión de un determinado mensaje, y el gran reto de la comunicación es hacerlo de forma efectiva.
Puede parecer bastante obvio y simple, pero se da la circunstancia de que en muchas ocasiones no se consigue el objetivo de transmitir, y tampoco el hacerlo de manera efectiva. Esto cobra mayor importancia y relevancia cuando por ejemplo se tiene que presentar “ese proyecto” en el que se ha estado trabajando tres años, y solo hay diez escasos minutos para convencer al cliente, inversor o sponsor, de que es bueno y vale la pena considerarlo.
O justamente lo contrario, cuando se tiene una idea absolutamente extraordinaria y novedosa, y se necesitan esos ansiados fondos para hacerla realidad. Hay que convencer clara y diáfanamente a las personas que en ese momento sean las encargadas de tomar una decisión. Ambas situaciones se pueden dar en un entorno cotidiano como la junta de vecinos de una comunidad de propietarios, una pequeña Start Up, PYME, o un gran grupo de empresas con proyectos de gran envergadura y proyección económica.
El secreto del éxito
Las pautas para lograr el éxito son comunes a cualquier entorno y situación, independientemente de magnitud y audiencia, y el secreto está en darle el tratamiento adecuado al contenido y a la puesta en escena. Hay la tendencia natural a hacer excesivo énfasis en el contenido y a descuidar aspectos del entorno que al final resultan más importantes de lo que uno piensa.
Claramente el contenido es importante, pero tiene la importancia que tiene, y no es más de un 20% de todo el ejercicio. Sin contenido no hay show, pero en la puesta en escena recae el 80% del trabajo. La calidad y claridad del material gráfico y audiovisual, tamaños y tipos de letra, fondos, contraste, colores, dominio del espacio, lenguaje corporal, entonación, pausas, y si aplica, la música y calidad del audio, son aspectos fundamentales que hay que cuidar para garantizar ese entorno agradable que abra la puerta al aprendizaje. No en vano predico que antes hay que entretener, y después aprender.
La regla de oro para el guión es una buena, clara y sólida estructura en la que haya una apertura, un desarrollo y una conclusión. Hay que evitar a toda costa que la audiencia se pierda. El lenguaje tiene que ser sencillo y sin tecnicismos, y en general, con pocas palabras y sin exceso de grafismos, conseguir transmitir mensajes contundentes. Esa valiosísima información que será utilizada para la toma de decisiones y pasar a la acción.
Las buenas prácticas
Es clave ese equilibrio perfecto entre contenido y puesta en escena, y las reglas de oro que aplican al desarrollo de ambos. El condimento esencial como en todo plato de alta gastronomía, es el ensayo. Ensayar, ensayar y ensayar, tal como decía Steve Jobs.
El ensayo no solo comprende, como habitualmente se cree, la lectura del guión, la pronunciación y otros aspectos del contenido, sino que además incluye el reconocimiento del entorno en el que se va a realizar el ejercicio. Vuelvo a insistir en la independencia de lugares, magnitudes y audiencias. Para dos personas, o para dos mil, en dos metros cuadrados o en dos mil, la regla es la misma y aplica a todas las situaciones.
La diferencia entre una presentación improvisada, y una bien preparada, es enorme, muy fácil de detectar, y resulta fundamental en la percepción de la audiencia y por tanto en la predisposición al aprendizaje.
Para concluir, y retomando un poco el primer párrafo del artículo en cuanto a la efectividad de la comunicación y la transmisión efectiva de un mensaje, nada mejor que conseguir explicar lo que se aprende a una tercera persona de la forma más fidedigna posible. Este es el objetivo fundamental al preparar una presentación. Lo mismo que consigue un buen escritor con su novela, y el mismo ejercicio que se puede hacer al acabar de leer este artículo.
Antonio Valdivieso es speaker en la plataforma de conferenciantes y presentadores SPKRS.net. En sus sesiones habla sobre comunicación efectiva, y ha realizado talleres y sesiones en todo tipo de empresas y corporaciones. En la web de SPKRS.net encontrarán los mejores expertos en gestión empresarial, innovación, inspiración, comunicación y motivación, entre muchos otros temas.
