La comissió ACEBsuma ha celebrat un workshop online, amb la col·laboració de l’empresa La Càpsula Solucions, per oferir consells i recomanacions per gestionar el treball a distància.
La situació provocada per la pandèmia del coronavirus ha obligat moltes empreses a posar sobre la taula la implantació del treball a distància convertint-se en una de les principals alternatives per no aturar l’activitat productiva de totes aquelles companyies que poden organitzar part de les seves tasques a distància. No obstant, es tracta d’un model encara poc utilitzat per a la majoria de companyies que comporta un canvi en les dinàmiques de treball i, per tant, genera molts dubtes entre les empreses i treballadors.
Ariadna Herrada i Anna Ribas, sòcies i consultores de la Càpsula Solucions han ofert el workshop online “Com afrontar el teletreball i no morir en l’intent”, organitzat per ACEBsuma, la comissió de dones empresàries i directives del Berguedà que forma part de l’Associació comarcal d’empresaris del Berguedà (ACEB), per resoldre tots aquests dubtes i donar alguns consells i recomanacions.
A la sessió virtual hi van assistir una vintena d’empreses i professionals autònoms del Berguedà i d’Igualada de diferents sectors com comerç, indústria, enginyeria, informàtica, medicina, turisme o recursos humans i van exposar les seves necessitats i dubtes en relació amb el teletreball. Alguns d’aquests professionals ja porten un temps teletreballant per empreses de fora de la comarca, país o continent com, per exemple, a Estats Units.
Per començar, Ariadna Herrada va comentar que les dades indiquen que “la majoria d’empreses espanyoles creuen en el teletreball però no el desenvolupen correctament”. A més a més, aquests mesos “el teletreball s’ha implantat de manera imposada i molt ràpida, no s’ha fet de la manera adequada”.
De fet, Espanya té entre un 3 i un 4% d’implantació del teletreball, molt per sota dels pioners com Suècia amb un 28%, Islàndia amb un 25%, Països Baixos amb un 22% o Dinamarca amb un 19% que, a més, també són alguns dels països europeus amb els índex de benestar social més elevats. “Aquestes dades ens fan pensar que buscar l’equilibri i realitzar una part de la nostra jornada des de casa és una molt bona opció”, va assenyalar Herrada.
Ariadna Herrada va afegir que “tot i que el teletreball al 100% no és apte per a tots els sectors, si que hi ha moltes eines digitals que es poden aplicar i departaments o àrees de l’empresa que es poden gestionar des de casa. En aquest sentit “és molt important que cada empresa detecti quines són les seves necessitats per saber trobar l’eina més adequada”.
Pel que fa als inconvenients del teletreball, els participants del workshop van coincidir en indicar que la gestió dels horaris i rutines així com la falta de concentració han estat les grans dificultats a l’hora de gestionar el teletreball aquests últims mesos.
En aquest sentit, Herrada va detallar que “és essencial tenir una bona mentalitat i actitud i que cada treballador ha d’establir uns horaris i límits, rutines i pauses per evitar distraccions”. D’altra banda, també és molt important ser molt organitzat i treballar sempre en el mateix espai, “s’ha d’escollir una àrea de la casa que disposi de l’espai necessari i que ens permeti estar concentrats i no tenir distraccions”, va afegir.
Amb relació als avantatges, els assistents van comentar que el teletreball et permet ser més flexible, ajuda a conciliar la vida personal i laboral, és una manera de reduir costos i temps de desplaçament, afavoreix la retenció del talent i pot facilitar l’opció d’obrir-se a nous mercats.
D’altra banda, “un dels avantatges més importants és l’augment de la productivitat perquè nosaltres mateixos ens controlem i hem de ser més autodisciplinats per complir amb els terminis”, va detallar Herrada.
Per la ponent, en aquesta modalitat, “el compliment de la feina s’ha de basar en l’establiment d’uns objectius i no en les hores”. En aquest sentit, la persona supervisora ha de determinar les tasques concretes que ha de dur a terme el treballador a distància i ha de fer el seguiment del treball desenvolupat d’acord amb els objectius i els resultats que s’han d’assolir. D’altra banda, els treballadors han de buscar les eines d’autogestió que els hi funcionin millor per poder assolir aquests objectius.
Conscient que molts treballadors continuaran desenvolupant la seva feina des de casa, des de la Càpsula Solucions van exposar una sèrie d’eines que poden ajudar a fer més efectiva aquesta tasca:
• ZOOM és una app de videoconferència que permet crear sales virtuals per reunions de fins a 100 persones.
• MEET és una eina Google que s’integra amb el Google Calendar i permet fer reunions informals de fins a 10 persones.
• DRIVE és el núvol de Google que ofereix una gran capacitat d’emmagatzematge cloud i ens permet poder organitzar de forma senzilla tot el nostre treball. L’alternativa de Microsoft és ONDRIVE i també es pot fer servir el DROPBOX.
• ANYDESK o TEAMVIEWER són eines per accedir a l’ordinador de la feina de manera remota.
• TRELLO o ASANA són eines de gestió de projectes que permeten el treball de diferents grups amb taulers virtuals o llistes i està administrat de forma col·laborativa.
• STORMBOARD és una eina online que ens permet crear i desenvolupar activitats de brainstorming o pluja d’idees col·laboratives.
• BIZNEO HR és una eina integral per gestió de personal, nòmines i reclutament.
Per acabar, entre tots els assistents es va concloure que tot i les eines digitals i la tecnologia que tenim al nostre abast, el teletreball encara genera moltes incerteses entre les empreses per la manca d’eines de gestió, control i supervisió dels equips de treball i es necessita una regulació actualitzada.
